Rapporterade avvikelser visas i kalendern på olika sätt och med olika färger.

En avvikelse som ej är beviljad visas med en helfärgad bakgrund.

En avvikelse som är beviljad visas med text i avvikelsetypens färg.

Färgkodningarna som finns är:

Grön - Semester

Lila - Sjuk

Röd - Tjänstledighet

Blå - Kompledighet/Flex

Turkos - Tidförskjutningstillägg

Svart - Mertid/övertid

Orange - Utlån

Du kan rapportera en avvikelse för en medarbetare genom att klicka på knapparna ovanför kalendern eller genom att markera en eller flera dagar i kalendern och därifrån välja vad du vill rapportera. Rapporteringen sker på samma sätt oavsett om man är medarbetare eller administratör/chef. Skillnaden är att om du har en behörighet att attestera avvikelser så kan du redan när du rapporterar till exempel en mertid eller en frånvaro ange att posten ska vara attesterad genom att välja beviljandekoden. Medarbetare har bara åtkomst till det som vi kallar önskekoder så som Önskad semester, Önskad studieledighet osv.

För att ändra vald medarbetare använder du rullgardinsmenyn som ligger ovanför kalendern, här kan du se alla medarbetare i den bemanningsgrupp som du är inloggad i.

Ersättningar/Avdrag - Ligger till vänster ovanför kalendern. Här rapporterar du ersättningar/avdrag. Vad som är rapporteringsbart är kundunikt och styrt på behörighet. Ett exempel på rapporteringsbara avdrag är kostavdrag.

Planerad tid - här ändrar du planerade arbetstid för medarbetaren och kan rapportera arbetad tid för timavlönade.

Timtid - här rapporterar du arbetad mertid/övertid för en medarbetare.

Frånvaro - här rapporteras all form av frånvaro för heldag eller del av dag.

Tillägg - här rapporteras om medarbetaren ska ha ett tillägg. Vilka tillägg som finns uppsatta är kundunikt.

Utlån - här kan man låna ut en person till en annan bemanningsgrupp. Utlån och eventuell avvikande kontering av den utlånade tiden går att göra i samma registrering.

Omkontering - här kan du kontera om del av dag eller hel dag om medarbetarens arbetstid ska belasta ett annat konto än det som är förvalt. (OBS! Om medarbetaren har en fast kontofördelning i eCompanion så kommer omkonterade poster skickade från SchemaBemanning att hamna på fellista.)

Här rapporterar du som administratör/chef ersättningar och avdrag för vald medarbetare.

Fyll i datum F.r.o.m. och T.o.m. När du fyller i datum så aktiveras fältet för rapporteringskod om det finns rapporteringsbara koder.

Välj rapporteringskod.

Välj antal eller belopp beroende på hur rapporteringen ska ske.

Om du har behörighet att attestera posten så är rutan för attest ibockad. Om du inte har behörighet att attestera så är rutan tom och posten finns i Handläggning/Attest/Avvikelser SchemaBemanning för den som har rätt att attestera.

Välj Spara ny.

Tidigare registreringar kan visas under Tidigare registrerade ersättningar/avdrag. Här kan du se både sånt som är ej överfört eller tidigare överfört till lön.

För medarbetare kopplade till en tidregistreringsmall och som stämplar sin arbetstid så har finns knappen efterstämpling om man behöver komplettera med stämplingar utanför realtid.

Du når efterstämplingen via knappen ovanför kalendern eller genom att markera en dag och välja efterstämpling.

Stämplingskommentar är tvingande vid efterstämpling.

Du som administratör/chef kan efterstämpla i medarbetarens ställe. Om man går in på stämplingen så kan man se om den är gjorde av medarbetaren själv eller av någon annan.

Du kan följa upp felaktiga eller sena stämplingar under menyvalet Handläggning/Flex/Hantera stämplingar.

För att lägga till planerad tid på befintlig arbetsdag

Markera dagen i kalendern.

Välj Planerad tid.

Klicka därefter på dagens arbetstid så att den visas i fälten för starttid och sluttid.

Ändra tiden.

Spara.

En ändrad tid markeras med ett utropstecken i kalendern. (Om arbetspassbeteckningen innehåller en bokstav så visas det även med en liten bokstav, till exempel !a.)

För att lägga till planerad tid på en ledig arbetsdag:

Markera dagen i kalendern.

Välj Planerad tid.

Välj tidstyp.

Lägg till starttid, sluttid och rast.

Spara.

En planerad tid markeras med ett utropstecken och en asterisk i kalendern.

Om du ska rapportera tid för en timavlönad så gör du det under Planerad tid. Det är endast under Planerad tid som det skapas en LAS-dag vid manuellt rapporterade timmar.

Markera dagen i kalendern.

Välj Planerad tid.

Ange tidstyp, starttid, sluttid, rast.

Spara.

En planerad tid markeras med ett utropstecken och en asterisk i kalendern.

För att rapportera arbetad mertid/övertid för en medarbetare så använder du valet Timtid.

Markera dagen i kalendern.

Välj Timtid.

Välj rapporteringskod. Om du har behörighet att attestera så har du möjlighet att välja beviljandekoden istället för att lägga rapporteringen som en önskan. På detta sätt attesteras posten i samband med att du sparar den.

Om mertid - Ange hur medarbetaren vill ha sin önskade mertid -  i pengar eller komptid.

Ange starttid, sluttid och eventuell rast under den arbetade mertiden.

Fält finns för att lämna en kommentar på din rapportering. Ibland kan detta vara ett tvingande fält och då kan man inte spara utan kommentar.

Spara.

Frånvaro kan rapporteras för heldag och för del av dag.

Markera dagen i kalendern.

Välj frånvaro.

Välj om det ska vara heldag eller del av dag.

Om del av dag så visas fält för att fylla i klockslagen för frånvaron.

Välj typ av frånvaro.

Välj rapporteringskod. Om du har behörighet att attestera så har du möjlighet att välja beviljandekoden istället för att lägga rapporteringen som en önskan. På detta sätt attesteras posten i samband med att du sparar den.

Om du rapporterar frånvaron som en önskan i medarbetarens ställe så bocka i rutan "Ändra ursprung till personanmäld".  Se ytterligare information under fältet "Ändra ursprung till personanmäld".

Fält finns för att lämna en kommentar på din rapportering. Ibland kan detta vara ett tvingande fält och då kan man inte spara utan kommentar.

Spara.

Under Tillägg så kan du rapportera tillägg som medarbetare ska ha. Vilka tillägg som går att rapportera är kundunikt och skiljer sig åt, det vanligaste här är tidsförskjutningsstillägg som utges vid förskjuten arbetstid. (OBS! Om du ska rapportera ett tidsförskjutningstillägg så behöver du först ändra arbetstiden under Planerad tid.)

Ange datum för tillägget.

Ange rapporteringskod.

Ange Starttid och datum.

Ange Sluttid och datum.

Ange om rast ingick under tiden som tillägget ska utges.

Spara.

Exempel: Medarbetaren har arbetstid klockan 08:00-1430. Jag förskjuter tiden under Planerad tid så att medarbetaren arbetar klockan 10:00-16:30.

Förskjutningstillägg rapporteras för tiden 14:30-16:30 som är den tiden som omfattas av förskjutningen.

Vid utlån av medarbetare - ange om det ska vara hel dag eller del av dag.

Vid heldag, ange From och Tom.

Vid del av dag, ange dag samt starttid och sluttid och eventuell rast.

Välj till vilket Område och Bemanningsgrupp som du lånar ut personen.

Konteringen blir default dit du lånar ut om du inte aktivt gör ett annat val. Om det finns fler valbara konteringar så måste du markera den kontosträng som du vill välja.

Spara.

Ange vilken tid som ska omkonteras, hela passet eller bara en del av dagen, genom att fylla i Starttid och Sluttid.

Välj område och bemanningsgrupp i rutan till höger, markera kontot och tryck Spara.

OBS! Om medarbetaren har en fast kontofördelning i eCompanion så kommer omkonterade poster skickade från SchemaBemanning att hamna på fellista.

När du rapporterar i någon annans ställe så finns en ruta som heter "Ändra ursprung till personanmäld". Med denna ruta ibockad så visas det att detta är ett önskemål från medarbetaren och om posten behöver avslås så kommer "Ändra ursprung till personanmäld" att ge en visning på att det skapats ett avlag av önskningen.

Exempel 1: Önskad semester läggs in och sparas utan "Ändra ursprung till personanmäld".

Posten ska inte godkännas utan ska avslås vilket görs via knappen Ta bort.

I medarbetarens kalender syns efter borttaget inget spår av att det legat en önskad semester den 13 juli.

Exempel 2: Önskad semester läggs in och sparas med "Ändra ursprung till personanmäld".

Posten ska inte godkännas utan ska avslås vilket görs via knappen Avslå.

I medarbetarens kalender syns en klack på dagen med den avslagna semesterönskningen (18/7) och om man håller markören över klacken så får man även upp en information om den avslagna posten.

Visning av klacken finns även i bilden Tjänstgöring/Ledighet.

När en post är personanmäld men avslås så visas den även i avvikelseloggen (se separat avsnitt).

I avvikelseloggen visas händelser för frånvaro och timtid. Du finner den som knapp till höger i rapporteringsfönstret och den finns även att ta fram som rapport.

Avvikelseloggen visar i den översta delen när en avvikelse är rapporterad, eventuell kommentar på avvikelsen, rapporteringskod för avvikelsen, signatur på den som rapporterat avvikelsen. Ursprung P betyder Person och A betyder arbetsgivare. Så länge en avvikelse bara är önskad så visas bara denna del.

I mittendelen av detta exempel så har avvikelsen blivit beviljad, det syns när och av vem. Eventuella kommentarer finns med, både från person och arbetsgivare. Det visas vad det är för beviljandekod och vem som registrerat/beviljat. Ursprunget visas även här.

I delen längst ner så har avvikelsen skickats med daglig överföring, det står Ändrad avvikelse – daglig överföring. Det står när den dagliga överföringen har gått, kommentarer visas, vilken avvikelse det är, signatur för den som gjorde överföringen och ursprunget på avvikelsen.

I  exemplet nedan visas en avslagen avvikelse. Avvikelseloggen visar när avvikelsen är rapporterad, eventuell kommentar på avvikelsen, rapporteringskod för avvikelsen, signatur på den som rapporterat avvikelsen. Ursprung på avvikelsen visas på sista raden med ett P för person och A för arbetsgivare.

I den nedre delen visas att avvikelsen blivit avslagen. Information ges om när och vem som avslagit avvikelsen. Kommentarer visas, rapporteringskoden på den avslagna avvikelsen och ursprunget på avvikelsen.