Ett grundschema kan skapas med och utan startdatum. Om du vill styra var schemavecka ett ska ligga i ett fler veckorsschema så kan startdatum vara ett bra alternativ. Om du skapar ett schema som bara en vecka och som alltid ser likadant ut så fyller startdatum just ingen funktion.

Ett grundschema kan du koppla till personer under hur lång tid som du vill förutsatt att du håller dig inom medarbetarens anställningsperiod och att du inte försöker koppla schemat från ett tidigare datum än ett eventuellt startdatum.

Schemat innehåller följande funktionalitet i grundschema:

Visning av arbetspassmall - din valda arbetspassmall visas. Arbetspassen i de olika passbeteckningarna visas om du håller markören över arbetspasset. På ikonen till vänster i arbetspassmallen så kan du lossa arbetspassmallen för att flytta den i sidan och i lossat läge finns även möjlighet att visa den som detaljerad lista. På krysset så stänger du ner arbetspassmallen och den lägger sig i vänsterkant i sidan. För att öppna den så klickar du på den.

Ny schemarad - skapar du på knappen med samma namn. Du kan skapa schemarader för en anställning eller bara för en kategori. Om du skapar schemaraden för en anställning så hämtas uppgifter om kategori och omfattning från den valda personens anställningsperiod. Om du ska skapa en schemarad med partiell frånvaro så måste du alltid välja anställning. Vid skapandet av schemarad så måste du välja en ATL-mall så att parametrar i Arbetstidslagen kan kontrolleras på schemaraden. Du måste även ange en brytpunkt. Denna används så att dygnsvilan har ett klockslag att kontrolleras mot.

Anpassa - under denna knapp kan du aktivera visning på kalender/datum. Visa schemarepetition ger dig möjlighet att välja ett annat datum för att se hur schemat faller ut under en annan period. Visa täthet visar eller döljer tätheten/bemanningsbehov som visas under schemat. Visa hela schemat öpnnar en scroll att förflytta sig med i schemaperioden om man inte vill använda sig av bläddringsfunktionaliteten med pilarna. Om du står i dag-visningen så innehåller anpassa möjlighet att visa intilliggande +/- 3 dagar för att kunna se arbetspass som går över dygnsgränsen på ett tillfredsställande sätt.

Skriv ut - funktionalitet för att skriva ut schemarad eller vecka.

Filtrera - här kan du filtrera i ditt schema på person, kategori och egenskaper. Du kan även välja att visa endast rader med schemalagd tid en markerad dag eller endast olåsta rader (ej kopplade och ej attesterade). Tips! Filtreringen fungerar ihop med utskriftsfunktionen så om du har ett filter för att visa endast två personer så är det dessa personer som kommer med i utskriften.

Sortering av schemarader - Du kan sortera dina schemarader antingen genom att klicka på de olika rubrikerna i schemat och sortera på exempelvis namn eller kategori. Du kan också sortera med hjälp av dra-och-släpp om du håller markören över prickarna längst till vänster på schemaraden. Du sparar din sortering längst till höger i rubrikraden ovanför schemaraderna.

Månad/Vecka/Dag - olika vyer för att se schemat.

Välj bemanningsbehov - Längst ner på sidan visas tätheten. Tätheten visar hur många schemarader som är schemalagda en viss dag och en viss tid. Här kan du även välja att titta på något av dina uppsatta bemanningsbehov genom att välja i listboxen. Till bemanningsbehoven så kan du lägga till eller ta bort rader och editera klockslagen för att passa just detta bemanningsbehov. Inställningen sparas så att den finns kvar nästa gång som du använder detta bemanningsbehov. Tiden editerar du direkt genom att skriva i fälten för klockslag. Du lägger till rader på plustecknet, du tar bort på soptunnan och du sparar på spara. För tätheten finns ingen spara-knapp och default är alltid de värden som visas när du kommer in i sidan men du kan ändra för att tillfälligt titta på ett annat klockslag men du kan inte spara inställningen

Klicka på Skapa schema.

Välj grundschema och tryck Nästa.

Ange namn på schemat. Namnet måste vara unikt i installationen.

Ange var schemat ska vara giltigt - i vilket område och vilken bemanningsgrupp. Ett schema kan vara giltigt i alla områden och alla bemanningsgrupper, för alla bemanningsgrupper för ett helt område eller för en bemanningsgrupp i ett område. Man kan bara skapa scheman som motsvarar den egna behörigheten så någon som har behörighet till en bemanningsgrupp kan inte skapa ett schema som är giltigt för ett helt område.

Ange längd på schemat.

På grundschema är startdatum valfritt. Om man inte väljer något så sätter systemet ett startdatum på 1970-talet.
För att styra var vecka 1 infaller i schemat så rekommenderas att man arbetar med startdatum.

Tryck Nästa.

Välj i detta fönster vilken arbetspassmall som ska användas för schemat.

 
Möjlighet finns att välja till ett passbaserat bemanningsbehov (styr då även valet av arbetspassmall) eller ett bemanningsbehov som visas som förvalt när man kommer in i schemat.

När du är färdig så trycker du på Skapa och du kommer in i schemat och kan skapa schemarader och så vidare.

Lossa arbetspassmallen på den markerade ikonen om du vill flytta den. Lås fast igen på häftstiftsikonen.

Visa som detaljerad lista via knappval.

För att stänga arbetspassmallen, tryck på krysset.

Menyrad med val att skapa ny schemarad, anpassa, skriv ut och filtrera.

Skapa ny schemarad. Tvingande fält är markerade med en asterisk.

Anpassa när du står i månads- eller veckovyn.

Anpassa när du står i dagvyn.

Filtrera schemarader.

Sortera schemarader genom att använda dig av dra-och-släp om du håller på prickarna till vänster eller genom att klicka på en rubrik. Spara på Spara sortering.

Använd Månad/Vecka/Dag för att arbeta i den schemavy som passar dig bäst.

Täthetsvisningen visar hur många personer som är schemalagda en viss dag och tid

I listboxen så kan du välja att visa ett skapat bemanningsbehov. Färger visar under och överbemanning. Om du håller markören över en siffra så ser du differensen mot ditt angivna behov.

I listboxen så kan du välja att visa ett skapat passbaserat bemanningsbehov. Färger visar under och överbemanning. Om du håller markören över en siffra så ser du differensen mot ditt angivna behov.

Du kan lägga ut arbetspass i schemat på flera olika sätt.

Du kan lägga ut arbetspass i schemat genom att markera ett arbetspass i arbetspassmallen och klicka på de dagar i schemat som ska ha arbetspasset.

Om flera dagar i en följd – horisontellt eller vertikalt – ska ha samma pass så kan du markera flera dagar så kommer alla att få det markerade passet. Detta fungerar även att göra på flera rader i anslutning till varandra.

Markera en dag vertikalt om alla rader ska ha samma arbetspass en dag.

Markera flera rader/dagar i en följd som ska ha samma arbetspass.

Genom att välja ”Markera” i arbetspassmallen och markera en dag/flera dagar/flera rader så kommer du in i Avanceratfunktionen.

Här kan du välja ett arbetspass ur arbetspassmallen i rullgardinsmenyn eller lägga ett individuellt intervall på alla de markerade dagarna/raderna.

När du valt ett pass eller lagt till ett individuellt intervall så lyser ”Lägg till pass” upp och här kan du spara passen.

I Individuella intervall så kan du lägga till fler intervall innan du trycker på ”Lägg till pass” om ditt arbetspass innehåller fler delar. Individuella intervall visas med en asterisk. I veckovyn så visas asterisken och sedan tiden utskriven, till exempel * 08:00-15:00.

Om du vill lägga till olika arbetspass eller olika individuella intervall på olika dagar så kan du markera flera dagar och sedan välja Dag för dag-knappen. Om du har markerat fler än en rad så får du välja högst upp i popup-fönstret vilken schemarad som du vill lägga ut arbetspass på.

Lägg därefter ut arbetspassen för de dagar som du markerade genom att välja arbetspass eller individuella intervall på dagarna. Lediga dagar lämnas tomma. Spara på sparaknappen för att passen ska läsas in.

Om du har markerat en rad så stängs fönstret när du trycker på spara och om du har markerat flera rader så får du välja nästa rad, lägga till pass och spara.

Om du har lagt ut arbetspass på två av dina markerade rader men vill avvakta med din tredje så kan du trycka avbryt så är ändå arbetspassen för de första två raderna sparade när fönstret stängs ner.

Du kan kopiera utlagda arbetspass till andra dagar/andra rader. Kontrollera att du har ”Markera” valt i din arbetspassmall. Du kan nu välja att markera ett eller flera pass med och hålla ner vänster eller höger musknapp.

Om du väljer att markera och hålla ner vänster musknapp så hamnar du i detta fönster.

Välj Kopiera.

Fönstret stängs.

Klicka på den dagen där du vill klistra in ditt/dina kopierade pass.

Om du väljer vänster musknapp så öppnas fönstret ovan igen – välj klistra in.

Du får en kontrollfråga om du vill kopiera passen. Du kan välja att flytta arbetspassen om du aktiverar det eller att klistra in genom att trycka på Ja. Om du väljer att flytta arbetspassen så tas de bort från där du markerade och flyttas till din nya markering.

Vart du kopierar ifrån och vart du klistrar in markeras upp i schemat.

Värdet på det du kopierar ligger kvar och du kan klistra in det flera gånger än en.

Om du väljer att markera genom att hålla ner höger musknapp så får du upp en snabbvalsmeny.

Välj Kopiera.

Markera dagen/dagarna där du vill klistra in ditt pass. Snabbvalsmenyn öppnas.

Välj Klistra in.

Du får en kontrollfråga om du vill kopiera passen. Du kan välja att flytta arbetspassen om du aktiverar det eller att klistra in genom att trycka på Ja. Om du väljer att flytta arbetspassen så tas de bort från där du markerade och flyttas till din nya markering.

Vart du kopierar ifrån och vart du klistrar in markeras upp i schemat.

Värdet på det du kopierar ligger kvar och du kan klistra in det flera gånger än en.

Om du använder dig av passbytesfunktionen så byter dina markerade pass till dit du markerar i schemat.

Se till att ”markera” är valt i din arbetspassmall.

Du kan använda dig av vänster eller höger musknapp för att markera de dagar som du vill passbyta.

Vänster musknapp tar dig till vyn för avancerat och du kan välja passbyte.

Höger musknapp öppnar snabbfunktioner och du kan välja passbyte.

I båda fallen så kommer det som du markerar att bytas till nästa markering. Du kan markera ett eller flera pass på en eller flera rader så länge de ligger i direkt anslutning till varandra.

I exemplet så är arbetspass markerade måndag till söndag på schemarad 2-5. Jag väljer passbyte och klickar på måndagen i veckan efter och på rad 1. Arbetspassen klistras in i fälten som markerats med en mörk ram.

Både området där arbetspassen ska flyttas från och som arbetspassen ska flyttas till visas med en färgmarkering och du får en kontrollfråga om att byta plats på arbetspassen.

Samma kontrollfråga ges på både vänster- och högerklick.

Det går naturligtvis att byta plats även på dagar som innehåller arbetspass.

Du kan ta bort utlagda arbetspass på en olåst schemarad (ej attesterad och ej kopplad till person i Koppla schema). Låsta rader är gråmarkerade.

Se till ”markera” är valt i din arbetspassmall.

Håll ner vänster musknapp och markera de pass som du vill ta bort. Användning av vänster musknapp tar dig till Avanceratfunktionen. Välj Ta bort (avancerat).

Ett fönster öppnas med de arbetspass och schemarader som du markerade.

Initialt när du kommer in i bilden så ligger alla rader stängda. Du kan öppna upp raderna genom att klicka på den blå pilen till vänster om namnet för att se vilka arbetspass som berörs. Om det finns arbetspass under den markerade perioden som du inte vill ta bort så kan du ta bort markeringen på dessa dagar.

Gå vidare med Ta bort för att slutföra borttaget.

Om du markerar genom att hålla ner höger musknapp så öppnas snabbvalen och du kan här välja Ta bort. Via snabbvalet så tas allt som rör arbetspasset på dagen bort. Ingen kontrollfråga ges.

Kommentar på dagen kan endast tas bort under Avanceratfunktionen.

Du kan lägga till kommentar på en eller flera dagar/schemarader.

Se till att ”markera” är valt i din arbetspassmall. Använd vänster musknapp och markera en eller flera dagar i anslutning till varandra så att Avanceratfunktionen öppnas. Om flera dagar är markerade så visas en liten pratbubbleikon ovanför kommentarsfältet, denna visas ej på skapandet av kommentar på en enstaka dag.

Kommentar på dagen visas med en pratbubbla. Om du håller markören över pratbubblan så visas kommentaren.

Om du vill ändra kommentaren på en dag så vänsterklicka på dagen och ändra texten i kommentarsrutan i Avanceratfönstret som öppnas.

Om du vill ta bort en eller fler kommentarer:

För en enstaka kommentar – markera dagen med vänsterklick så att Avanceratfönstret öppnas. Markera texten, ta bort, Spara kommentar.

För att ta bort kommentar på flera dagar - markera dagen med vänsterklick så att Avanceratfönstret öppnas.

Klicka på pratbubbleikonen så öppnas en lista på de rader där en kommentar finns. För att ta bort kommentaren – tryck på krysset till höger om kommentarsfältet.

Kommentarer kan inte tas bort via snabbvalet på högerklick.

I schemat så finns funktionalitet för automatisk kontroll av arbetstidslagen. Kontrollerna görs baserat på de inställningar som finns uppsatta i den ATL-mall som är vald till schemaraden. Schemaraden kompletteras också med klockslag för att kontrollera dygns- och veckovila.

Brott mot ATL visas med en varningstriangel på raden och godkända kontroller visas med en blå informationsikon.

Genom att klicka på ikonen på schemaraden så öppnar du kontrollerna som gjorts. Förvalt på en rad som har brott mot ATL så visas endast det som bryter mot kontrollerna men du kan välja att även visa godkända kontroller (klicka ur "Visa endast brott mot ATL"). På en rad som endast har godkända kontroller visas dessa när du klickar på ikonen.