Vid skapandet av ett periodiserat schema visas även inställningar för att öppna upp schemat som ett önskeschema, det vill säga att medarbetaren själv kan lägga in önskemål om hur hen vill arbeta.

Önskeschema öppet from – anger startdag när medarbetare kan börja lägga in önskade tider i schema.

Önskeschema öppet tom – anger sistadag som medarbetare kan lägga in önskade tider i schema.

Visa alla rader from – från detta datum så ser medarbetare som arbetar med önskeschema även sina kollegors önskade schemarader.

Antal priodagar – anges om medarbetaren ska få ange priodagar. En priodag är en markering om att man vill vara ledig/behålla det pass man lagt på dagen.

Arbetspass läggs ut på samma sätt som i övriga scheman.

Flera medarbetare kan arbeta i schemat samtidigt då man endast når sin egen rad. Om en administratör går in i schemat så låser administratören tillfälligt åtkomsten för medarbetarna då denna når alla rader i schemat.

Medarbetare kan använda sig av uppsatta bemanningsbehov i schemaläggningen för att se när i verksamheten det finns ett behov.

I ett periodiserat schema så kan man när man skapar schemat ange att man vill kunna använda sig av priodagar. Priodagar används främst i så kallade önskescheman där medarbetaren själv är delaktig i schemaläggningen och kan lägga in önskemål om hur hen vill arbeta. Med en priodag så markerar man en dag för att visa att man helst inte vill ha förändringar på den dagen. Man kan lägga priodagar både på lediga dagar, dagar med arbetspass och på dagar med önskad frånvaro.

Priodagar kan läggas till både via vänster musknapp via Avancerat eller via snabbvalet som du finner under höger musknapp och markeras upp på schemaraden med en ram runt den valda dagen.

För att en medarbetare ska kunna önska arbetspass i ett schema så krävs det behörighet ”Personlig” till behörighetspositionen Schemaplanering på Användarrollen.

Du som är medarbetare och önskar dina arbetstider i schemat har en personlig behörighet till menyvalet schema. Du har åtkomst till Schema och Skapa/Öppna schema.

Varje kund har sina egna rutiner och eventuella avtal kring önskeschema så hör efter vad som gäller där just du arbetar.

Under Skapa/Öppna schema så ligger de scheman där du har en schemarad. I översikten så kan du se under vilken period som schemat är giltigt och under vilka datum som du kan önska dina tider och även vilket datum som du kan se hur dina kollegor har önskat (Alla rader from). Det vanligaste är att man har en period där var och en önskar fritt och en period där man ser sina kollegors önskningar och här har man sin sista möjlighet att flytta och byta pass själv i schemat  innan det övergår till en administratör som färdigställer schemat.

Priodagar används för att du som medarbetare ska kunna markera en viss dag där du helst inte vill bli flyttad. Om behovet en dag är två medarbetare och ni är tre som har önskat samma tid och du har lagt detta som en priodag så ska din önskan prioriteras. Undantag ifrån detta kan naturligtvis ske av olika skäl. Antalet priodagar är begränsat under en schemaperiod och hur många som får användas visas i översikten.

I filtreringsdelen så är periodiserade scheman förvalda och om du vill så kan du söka på ett schema genom att ange namn eller till exempel genom att välja vilken arbetspassmall schemat ska ha.

För att öppna schemat så kan du antingen markera raden och trycka på Öppna. högerklicka på raden och välja Öppna eller dubbelklicka på raden för att komma direkt in i schemat.

När du kommer in i schemat så har du arbetspassmallen med alla arbetspass längst till vänster. För att se tiden på ett arbetspass så kan du hålla markören över arbetspasset så visas tiden.

Din schemarad visas tillsammans med din kategori/befattning, din tjänstgöringsgrad samt antal timmar och minuter att lägga ut i schemat.

För att lägga ut pass så markerar du arbetspasset i arbetspassmallen och klickar på de dagar som ska ha arbetspasset. Du kan skriva över genom att välja ett annat arbetspass i mallen och klicka på en dag där det finns pass. För att ta bort ett pass på lättaste sätt så högerklickar du på dagen och väljer Ta bort.

När du lägger ut pass så räknas de röda siffrorna ner och Summa tid längst till höger räknas upp.

Om schemaperioden är längre än 4 veckor så finns pilar ovanför schemat att bläddra framåt och bakåt med.

Om du lägger ut arbetspass där du bryter mot arbetstidslagen, till exempel för många dagar i sträck så att du får för lite veckovila så kommer detta att visas på din schemarad med en gul varningstriangel. För att få veta vilken varning du får så kan du klicka på varningstriangeln så står det i klartext,

För att lägga till en priodag så kan du antingen högerklicka på en dag eller välja "markera" i arbetspassmallen och klicka på dagen du vill prioritera och därifrån välja priodag. En priodag visas med en ram runt dagen.

Priodag vid högerklick.

Priodag via markera och klicka på dagen. Lägg till priodag via knappen för priodagar. Här ser du också hur många du har och hur många du har lagt ut.

Visning av priodag i schemat med en ram runt dagen.

För att ta bort en priodag så måste du använda "markera" i arbetspassmallen och klicka på dagen. Välj Ta bort (avancerat) och därefter om allt ska tas bort eller endast priodagen.

I ett önskeschema så har man möjlighet att önska frånvaro som man vet kommer att infalla under den planerade schemaperioden. När schemat kopplas så hamnar önskningen hos attesterande chef som avslår eller godkänner din frånvaro.

Den organisation som du arbetar i anger vad som ska vara valbart för dig att rapportera i schemat när det gäller frånvaroönskningar.

För att lägga in en önskad frånvaro för heldag:

1. Börja med att lägga in ett arbetspass. För att man ska kunna ha en frånvaro behöver det finnas en närvaro. Vid frånvaro flera dagar i sträck så behöver inte alla dagar ha arbetspass.

2. Välj "markera" i arbetspassmallen och klicka på dagen för din frånvaro (eller första dagen i din frånvaroperiod om flera dagar) och välj därefter Frånvaro i fönstret som öppnas.

3. Här kan du välja Ny frånvaro för heldag eller del av dag.

4. I nästa fönster så kan du ange en datumperiod om frånvaron sträcker sig över flera dagar. Ange typ av frånvaro och rapporteringskod.

Det finns ett fönster för kommentar till den som ska attestera frånvaron om du vill lämna ett meddelande. Spara.

Frånvaron visas i en listvy och om du stänger det fönstret så visas den i schemat. Önskad frånvaro visas med en helfärgad bakgrund. Färgen beror på typ av frånvaro.

Om du behöver ändra din frånvaro så använd "markera" i arbetspassmallen, klicka på en dag med frånvaro och gå på ikonen för editera. Här kan du även ta bort din frånvaro. Borttag av frånvaron kan även göras via "markera" i arbetspassmallen och Ta bort (avancerat).

För att rapportera önskad frånvaro på del av dag så upprepa steg 1-3. Istället för att välja heldag så väljer du här del av dag.

Dina schemalagda tider för den aktuella dagen visas. Ange startid, sluttid och eventuell rast för din frånvaro följt av typ och rapporteringskod.

Fält för kommentar finns om du önskar meddela något till den som ska attestera posten. Spara.

Frånvaron visas i en listvy och om du stänger det fönstret så visas den i schemat. Frånvaro del av dag visas med del av dag i frånvarotypens färg.

Ett schema utgår ifrån det behov som finns i en verksamhet och om din verksamhet har uppsatta bemanningsbehov kan du använda detta när du schemalägger under perioden som omfattar "Alla rader from" för att veta var det finns luckor eller redan är täckt.

När datum för "alla rader from" infallit så visas även dina kollegors rader i schemat. Du kan endast ändra på din egen rad.

I kombination med att använda bemanningsbehovet så ser du var i schemat som du och dina kollegor behöver anpassa era önskningar för att schemat ska fungera för verksamheten.

Bemanningsbehovet visar siffror för hur många personer som är schemalagda en viss tid och det indikerar med färg om ni är för många, för få eller inom det angivna bemanningsbehovet.

Röda siffor betyder att det saknas personer. Blå siffror betyder att ni är för många jämfört med behovet. Svarta siffror är inom angivet bemanningsbehov - det vill säga vad verksamheten kräver.

Om du håller markören över en blå eller röd siffra så ser du hur många som saknas eller som är schemalagda utöver behovet.