Online hjälp > Handläggning > Lönebeslut

Show/Hide Hidden Text

Allmänt om Lönebeslut

Attestvy för Resor. Tills samtliga finns upplagda i Schema/Bemannig kan även Frånvaro och Tjänstgöring förekomma

Om du har behörighet till mer än 5 enheter så visas det i listan med en siffra till höger om enhetens namn på vilka enheter det finns rapporter att attestera . Har du mindre än 6 enheter så visas rapporterna direkt i bilden när du kommer in. Klicka på en rapport som du vill attestera, kontrollera att allt ser ok ut och sedan attestera.

Är något inte korrekt kan du skriva ett meddelande till den anställde och sedan skicka rapporten åter för korrigering.

Behörighet

Behörighet för att kunna rapportera i Lönebeslut läggs upp i eCompanions behörighetsmodul av den person som sköter behörigheterna i din organisation. Det finns tre behörighetsnivåer till Lönebeslut.

Chef

Chefen är den som ansvarar för en eller flera organisatoriska enheter och granskar rapporter från de anställda. Det finns två olika rättighetsnivåer, Godkänna och Godkänna/Verkställa.

Godkänna: en rapport som godkänns av chefen måste verkställas av den som är löneansvarig.

Verkställa: chefen har möjlighet att verkställa alternativt godkänna en eller flera rapporter. Om chefen väljer att verkställa en rapport sker ingen hantering hos den som är löneansvarig, rapporten skickas då direkt till Lön.

Löneansvarig

Den som är löneansvarig ansvarar för en eller flera organisatoriska enheter och verkställer de rapporter som godkänts hos chefen.

Anställd

Den anställde har rätt att skapa och skicka rapporter till chefen. Även chefer och löneansvariga kan skapa rapporter för egen del.

Rapport

En rapport kan avse ledighet, tjänstgöring, kilometerersättning eller annan reseersättning och kan jämföras med blanketter för motsvarande ändamål.

Prissättningsperiod

Med prissättningsperiod menas den period då systemet själv kan räkna fram à-pris och belopp på det rapporterade. Perioden omfattar innevarande kalendermånad och de två närmast föregående kalendermånaderna.

Rapporter som är äldre, d v s daterade innan prissättningsperiodens början kan inte sparas eller på något sätt ändras i Lönebeslut även om de ännu inte är godkända/verkställda. Sådana rapporter som inte hanterats i tid stannar i det skick de är och kommer så småningom plockas bort av rensningsrutinen.

Det finns ett specialfall för semester. Eftersom det görs semesteromställning i början på februari måste semester daterad i det gamla året vara färdighanterad i Rapportera innan lönekörningen i januari månad, i annat fall blir en sådan rapport redan när januarikörningen passeras alltför gammal för att hanteras vidare i Rapportera trots att den fortfarande är inom prissättningsperioden. Det är möjligt att skicka tillbaka en sådan rapport till den anställde och den anställde kan ta bort den.

Avvikande konto

Om den anställde har fått anvisning om att rapporten ska belasta ett avvikande konto visas detta i övre, högra delen av Rapportbilden.

Om ett helt nytt konto ska användas har du möjlighet att komplettera plocklistan för konto via knappen ”Konto” och vidare knappen ”Komplettera”. Då kan du söka i hela kontotabellen, du kan rulla i hela listan eller söka genom att skriva något i sökfältet och klicka på knappen ”Sök”. Markera det konto du vill ha tag på och klicka på knappen ”Välj”. Enhetens lista för konto uppdateras. För att komma tillbaka till översiktsbilden klickar du på knappen ”Tillbaka”.

OBS! Plocklistan kan också uppdateras via automatik. Om enhetens plocklista är oförändrad de senaste 22 dagarna så genereras en ny lista automatiskt utifrån vad som faktiskt används på enheten.

Vill du uppdatera rapporten med ett nytt konto väljer du önskat konto i listboxen och klickar på knappen ”Spara”.

Semestervärden och kompsaldo

Semestervärden som visas på Lönebeslut Ledighet och Kompsaldo som visas på Ledighet och Tjänstgöring är med hänsyn till det som finns i Lön, även obearbetade händelser.

Det som ännu bara finns rapporterat i webb och inte verkställts är inte medräknat här, vilket det däremot är för den anställde själv i Min lön Rapportera och i Rapportera åt andra.
 

Det som visas för den anställde i Min lön - Lönespecifikation är det som bearbetats i Lön, där påverkar inga obearbetade händelser alls.

Översiktsbilden

När du kommer till översiktsbilden för Lönebeslut visas organisatoriska enheter du har behörighet till. Det visas vad du har för rättighet till enheten och antalet rapporter för dig att åtgärda. Om det finns rapporter att åtgärda visas de i listan redan vid första visningen av bilden, du behöver inte göra en sökning själv för det.

Du kan göra andra sökningar genom att markera ett eller flera val i Enhet, välja rapporttyp, en eller alla – komplettera eventuellt i något av de andra sökfälten för att begränsa träffmängden och klicka på knappen ”Sök”.

För Ledighetsrapporter kan du göra urval på orsak. Normalurvalet för rapporter är att bara de som kan/ska åtgärdas av dig visas.

Rutan ”Visa översikt” innebär att alla ledighetsrapporter, även sådana som inte kommit in via Rapportera, samt alla anställda visas. Detta val är begränsat till endast en organisatorisk enhet. Ett tidsintervall måste anges för sökningen. Resultatet kan visas i en separat översiktsbild, klicka på knappen ”Visa översikt” så öppnas översikten i eget fönster.

Rutan ”Visa alla” innebär att även rapporter som gått vidare i hanteringen visas.

Rutan ”Saknar rapporter” innebär att du kommer få till svar de anställda som saknar rapporter enligt ifyllda sökvillkor.

Om du valt ”Anställda” visas anställningar aktuella inom prissättningsperioden och ytterligare en månad framåt, dess anstfrom och eventuella avgdat visas.

Om du har behörighet till många orgenheter är det bra att begränsa sökningen till ett fåtal orgenheter för att få kortare svarstid.

Knappraden som visas är i enlighet med din behörighet. Om du har blandad behörighet, är chef och löneansvarig för flera olika orgenheter på bilden så visas en knapprad med endast ” Visa detalj”. När du väljer en rapport och går ner i rapportbilden är det entydigt vilken behörighet som då gäller och åtgärdsknappar finns tillgängliga.

I listrutan visar texten ”Not.” att det finns en notering i rapporten medan ”Konto” visar att ett avvikande konto finns i rapporten. ”Mer” visar att det finns något mer i rapporten än vad som visas i listan.

Om du vill se detaljer om någon rapport – markera den rapportraden och dubbelklicka eller klicka på knappen ”Visa detalj”. Då kommer du till den rapportbild som hör till den rapporttypen, där den valda rapporten visas.

Du kan markera flera rapporter på en gång för åtgärd.

Du kan klicka på knappen ”Visa för utskrift” så öppnas en utskriftsvänlig presentation i eget fönster.

När du i en rapportbild klickar på knappen ”Tillbaka” kommer du tillbaka till översiktsbilden med samma urval som sist.

Chef - Skicka tillbaka en rapport

Om en rapport av någon anledning behöver skickas tillbaka till den anställde, går det att markera rapporten i listboxen och klicka på knappen ”Åter anställd”. Ett annat sätt är att i rapporten klicka på knappen ”Åter anställd”.

Det är endast rapporter som har status ”Skickad” som kan skickas tillbaka.

Spara

Knappen "Spara" ska användas då du gjort en ändring i rapporten, men inte vill godkänna/verkställa rapporten just vid detta tillfälle.

Noteringar

I rapporten finns en knapp ”Notering”. Noteringsfältet ”Noteringar mellan anställd och chef” fungerar som ett upplysningsfält mellan dig som chef och den anställde. Här kan du fylla i kommentarer till rapporten som du vill att den anställde ska kunna ta del av. Fältet ”Noteringar mellan chef och löneansvarig” fungerar som ett upplysningsfält mellan dig och den som är löneansvarig. Här kan du fylla i kommentarer till rapporten som du vill att den löneansvarige ska kunna ta del av.

Det kan vara inställt för installationen att även den löneansvarige kan se noteringarna mellan anställd och chef. Om så inte är fallet och du bedömer att upplysningen från den anställde bör föras vidare till löneansvarig, kopiera texten från fältet ”Noteringar mellan anställd och chef” till ”Noteringar mellan chef och löneansvarig”.

Godkänna en rapport

När du anser dig vara färdig med granskningen av en rapport klickar du på knappen ”Godkänna”. Systemet utför då ett antal kontroller som gör att du kan få ett felmeddelande av något slag. Om det finns fel måste dessa åtgärdas innan du kan fortsätta.

När rapporten har godkänts av systemet blir den tillgänglig för den som är löneansvarig och du kan inte längre göra några ändringar i den. Du kan inte som chef verkställa en godkänd rapport.

Om den som är löneansvarig skickar tillbaka rapporten till dig kan du däremot ändra eller lägga till uppgifter i rapporten.

Denna funktion täcker in två situationer:

1. När du inte har rätt att verkställa rapporter.

2. När du vill att den löneansvarige granskar eller kompletterar rapporten, exempelvis med
avvikande konto.

Verkställa en rapport

När du anser dig vara färdig med granskningen av en rapport klickar du på knappen ”Verkställa”. Systemet utför då ett antal kontroller som gör att du kan få ett felmeddelande av något slag. Om det finns fel måste dessa åtgärdas innan du kan fortsätta.

När rapporten är verkställd har den gått direkt in i Lön för att lönebehandlas vid aktuellt tillfälle.

Löneansvarig - Skicka tillbaka en rapport

Om en rapport av någon anledning behöver skickas tillbaka till chefen för att något bör ändras eller läggas till går det att markera rapporten i listboxen och klicka på knappen ”Åter chef”. Ett annat sätt är att på rapportens detaljbild klicka på knappen ”Åter chef”.

Det är endast rapporter som har status godkänd som kan skickas tillbaka.

Spara

Knappen "Spara" ska användas då du gjort en ändring i rapporten, men inte vill verkställa rapporten just vid detta tillfälle.

Verkställa en rapport

När du anser dig vara färdig med granskningen av en rapport klickar du på knappen ”Verkställa”. Systemet utför då ett antal kontroller som gör att du kan få ett felmeddelande av något slag. Om det finns fel måste dessa åtgärdas innan du kan fortsätta.

När rapporten är verkställd har den gått direkt in i Lön för att lönebehandlas vid aktuellt tillfälle

Manuell hantering

Om du tycker att det blir enklare att registrera rapporten direkt i lönesystemet, i stället för att först verkställa rapporten och sedan ändra/komplettera den i lönesystemet, kan du använda knappen Manuell. Rapporten finns kvar i systemet men ingenting händer med den där utan du måste själv se till att den blir omhändertagen i Lön.

Signalen

Om ni har Signalen som hjälp att bli uppmärksammad om att det finns rapporter att åtgärda, kan du lägga in styrning för avisering via e-post genom att klicka på länken ”Signalen” . Ett nytt fönster öppnas där du kan ange vilka veckodagar du önskar avisering med e-post för att bli påmind om att gå in i Lönebeslut. Enklast är om du kan ange frekvens för alla dina enheter, men du kan också välja frekvens per enhet.
OBS! För att aviseringen ska fungera krävs ytterligare åtgärder i systemet.
OBS! Om du öppnat fönstret, sedan utan att stänga det sätter fokus i något annat och därefter återigen klicka på länken ”Signalen” och inget verkar hända, leta bland andra öppna fönster!

Sök rapport

Välj att visa: Här väljer du vilken typ av rapport du vill söka efter (Anställda, Ledighet, Tjänstgöring, Resor eller samtliga typer).

Välj orsak: Denna är endast synlig när du valt Alla rapporttyper och Ledighet. Här kan du välja att söka efter en specifik orsak tex Semester.

Välj enhet: Här väljer du vilken/ vilka enheter du vill söka i.

Personnr: I personnr kan du ange hela början av ett personnummer. Sökning på 63 ger tex alla som är födda 1963.

Förnamn: Söker på hela eller början av ett förnamn.

Efternamn: Söker efter hela eller början av ett efternamn.

Visa alla: Visar alla rapporter oavsett status (Default är att endast visa skickade)

Saknar rapporter: Söker bara efter personer som inte har några sparade rapporter.

From: Sökningens startdatum dvs rapporter äldre än detta datum kommer inte att visas.

Tom: Sökningens slutdatum dvs rapporter yngre än detta datum kommer inte att visas.

Sök: Startar en sökning enligt inmatade sökkriterier.

Rensa: Tar bort alla inmatade sökkriterier.

Signalen: Öppnar en dialog för inställningar av hur ofta du vill bli notifierad om huruvida du har några ärenden att fatta beslut om.

Sökresultat

Markera/ avmarkera alla: Markerar alternativt avmarkerar alla rapporter i listan.

Resultatlista: Visar resultatet av din sökning grupperat på enhet och anställning.

Visa detalj: Öppnar en mer detaljerad bild av vald rapport.

Godkänn: Godkänner vald rapport. Rapporten kan efter godkännande verkställas (registreras i lön) av löneadmin alternativt chef med verkställabehörihet

Verkställ: Verkställer vald rapport. Rapporten registreras i lön.

Åter anställd: Skickar tillbaka vald rapport till den anställde som registrerat den.