När man kommer in i sidan för att skapa Arbetspassmallar så är området och bemanningsgruppen där du är inloggad förvalt. Valen ”Visa endast mina mallar” och ”Visa aktiva” är alltid aktiverade. Valet ”Visa endast mina mallar” visar arbetspassmallar som är skapade med din inloggning. Om du inaktiverar valet så ser du alla arbetspassmallar som finns skapade för hela installationen, för ett helt område och för bemanningsgruppen.

Valet ”Visa aktiva” visar endast arbetspassmallar som är aktiva och om du vill visa arbetspassmallar som är inaktiva så inaktiverar du ”Visa aktiva”.

Du kan välja område och bemanningsgrupp som du vill se arbetspassmallar för. Förvalt visas från området och bemanningsgruppen där du är inloggad.

I kolumnerna Giltigt i område och Giltigt i bemanningsgrupp så visas var arbetspassmallen är giltig. Ett tomt fält betyder att mallen är giltig i samtliga.

Rad 2 och 3 i bilden nedan visar exempel där arbetspassmallen är giltigt i ett områden men samtliga bemanningsgrupper under området samt giltig i hela installationen, alltså alla områden och alla bemanningsgrupper.

Skapa ny mall – ger dig möjlighet att skapa en ny arbetspassmall för schemaläggning eller för schemaläggning i samplaneringsschema.

Öppna – här kommer du in i din valda arbetspassmall och kan lägga till pass och förändra eller ta bort pass förutsatt att arbetspasset inte används i ett schema. Markera raden och välj Öppna eller högerklicka på raden och välj Öppna.

Ändra - tar dig till startsidan för din arbetspassmall och här kan du ändra namnet och kommentaren för din skapade arbetspassmall om du önskar.

Kopiera – här kan du kopiera en vald arbetspassmall. Du kan kopiera din arbetspassmall till övriga områden och bemanningsgrupper som du har behörighet till.

Inaktivera/Aktivera – Denna knapp visas med olika text beroende på om du visar aktiva arbetspassmallar eller inaktiva arbetspassmallar.

Ta bort – här kan du ta bort arbetspassmallar som inte har använts i ett schema. Arbetspassmallar som är använda går endast att inaktivera.

Du når de olika valen genom att markera en rad och sedan klicka på avsedd knapp alternativt genom att högerklicka på raden och gå via raden i pop-upfönstret.

För att skapa en arbetspassmall så väljer du Skapa ny mall.

Välj var din arbetspassmall ska vara giltig. Vilka val du kan göra i fält för område och bemanningsgrupp är styrt på den behörighet du har.

För arbetspassmall för samplaneringsschema – se separat avsnitt.

Välj Skapa för att spara din arbetspassmall. Mallen lägger sig i listan av arbetspassmallar och du öppnar den genom att högerklicka och välja Öppna eller genom att markera den och välja knappen Öppna.

För att skapa ett arbetspass i mallen så tryck på knappen Nytt arbetspass.

Passbeteckningen kan vara max 3 tecken lång. Använd bokstäver och siffror.

Fyll i start- och sluttid, rast och tidstyp. Om du vill göra ett pass till så väljer du ”Spara och behåll fönster”. Spara gör att du hamnar tillbaka i mallen.

Rast går att styra på klockslag men kräver då att du lägger in passet i flera intervall. Markera intervallet med ”ingen rast” och lägg in längden på rasten mellan intervallen. Se exempel i bilden nedan.

Om du lägger in arbetspasset som ett intervall och fyller i hur lång rasten ska vara som i bilden nedan så kommer rasten att placeras ut av systemet. Klockslag för rasten visas inte i schemaläggning eller i kopplat schema. Rasten dras efter det antal timmar som angivits i inställningarna för bemanningsgruppen. I dessa inställningar så kan man styra hur lång autorasten är för bemanningsgruppen, när rast ska dras och inom vilket intervall om möjligt.

Rasten dras efter det antal timmar som angivits i inställningarna för bemanningsgruppen. I dessa inställningar så kan man styra hur lång autorasten är för bemanningsgruppen, när rast ska dras och inom vilket intervall som rasten ska dras om möjligt. I bilden så visas att denna bemanningsgrupp har en autorast på 30 minuter, rasten dras efter 5 timmars arbete och i första hand så dras rasten inom intervallet klockan 06:00-19:00. Detta för att undvika att rasten dras under OB-grundande tid. Om man har ett intervall över hela dygnet så dras rasten alltid efter angivet antal timmar men om man som i detta fall har ett kortare intervall så kan rasten dras till exempel efter 4,5 timme för att undvika att rasten hamnar efter klockan 19:00.

Om ditt arbetspass har flera olika delar såsom jour eller beredskap så använder du knappen Lägg till intervall för att lägga till fler intervall i samma arbetspass. Kom ihåg att ändra tidstypen om det ska vara något annat än Arbetstid.

När man anger pass som går över dygnsgränser så arbetar man med plus och minustecken för att ange vilken tillhörighetsdag arbetspasset har.

Fält för plus/minusfunktionaliteten ligger till höger om starttid och sluttid.

Arbetspass som går över dygnsgränsen och som har en tillhörighetsdag räknas som ett arbetspass i schemat vilket kommer att påverka kvoter skapade av schemat, Om man vill att arbetspasset ska räknas som två pass så måste två separata arbetspass läggas upp och schemaläggas på respektive dag.

Minus för dygn anges då starttiden ligger på dagen före dagen som räknas som arbetsdag. T.ex. starttid för nattpass. Två minus för två dagar före osv.

Ett plus anges då tiden ligger på dagen efter dagen som räknas som arbetsdag. Två plus för två dagar efter osv.

En minnesregel som kan användas är att det som är tillhörighetsdag sällan har plus- eller minustecken.

Exempel nattpass där avstigningsdygnet är tillhörighetsdag:

Exempel jourpass där både arbetstid kvällen innan, jouren och arbetstid på morgonen efter jouren tillhör avstigningsdygnet:

Exempel på nattpass där arbetstiden hör till påstigningsdygnet:

Exempel på arbetspass för beredskap över helgen från fredag eftermiddag och till måndag morgon:

Dina sparade pass hamnar i arbetspassmallen. Du kan redigera eller ta bort arbetspass ur mallen så länge som de inte används i ett schema.

Om man skriver en kommentar till passet så visas det i kolumnen för kommentarer i arbetspassmallen och även när du tittar på arbetspassmallen inne i ett schema. Kommentaren visas inte i schemaläggningen på utlagda arbetspass.

I denna vy visas totaltid för raden i passet. Om ditt arbetspass innehåller flera rader så speglas inte den sammanlagda tiden upp för hela arbetspasset upp utan endast för den separata raden.

Arbetspassmallar går att exportera till Excel om man vill. Detta gör man på knappen Exportera till Excel som du finner i sidans nedre vänstra hörn.

För att en arbetspassmall ska kunna användas i ett samplaneringsschema så behöver du aktivera ”Samplaneringsschema” när du skapar din arbetspassmall. Detta låser upp en rullgardinsmeny där du får ange för vilka bemanningsgrupper som du vill kunna skapa arbetspass.

Du kan endast lägga till bemanningsgrupper till din arbetspassmall vid skapandet av arbetspassmallen. Vid kopiera och ändra så behåller du de redan befintligt valda bemanningsgrupperna men kan inte addera fler.

Du lägger till arbetspass på samma sätt som du gör i en arbetspassmall för en grupp/ett område/hela installationen. I en arbetspassmall för samplanering så finns ett extra fält där väljer du vilken bemanningsgrupp arbetspasset eller intervallet i ett arbetspass ska tillhöra.

Ett arbetspass som har intervall i olika bemanningsgrupper kan se ut till exempel såhär:

Ändra arbetspass i arbetspassmallen - detta går endast att göra om arbetspasset inte är utlagt på någon schemarad. Du kan inte ändra eller ta bort arbetspass som använts i ett schema.

Du kan alltid lägga till fler pass i din arbetspassmall. Observera att du behöver ha behörighet till samma giltighet som är satt för arbetspassmallen för att kunna göra tillägg av arbetspass.

Ta bort – Du kan endast ta bort arbetspassmallar som inte har använts i ett schema. Arbetspassmallar som är använda går endast att inaktivera.